Consejos para organizarse al repartir las invitaciones

Una de las tareas más minuciosas y que más tiempo llevan de la organización de una fiesta es la entrega de las invitaciones.
Por una cuestión protocolar (y también afectiva), solemos, aún hoy en día, entregar la mayoría en forma personal, con lo cual tenemos que pensar que ¡cada familia invitada es una visita!

También tenemos que tener en cuenta a los invitados que viven lejos, a las participaciones y demás casos puntuales. La tarea nos llevará tiempo, pero, si nos organizamos, podremos superarla con éxito y hasta disfrutarla.

• Primero y principal, tómenlo como algo placentero. Piensen que es una oportunidad para acercarse a sus seres queridos, comenzar a hablar con ellos sobre los preparativos de la fiesta, pasar un momento ameno e incluso retomar contacto con aquellos que no ven seguido.

• Comiencen con la entrega de tarjetas alrededor de dos meses antes de la fiesta. Como muy tarde, las últimas deben ser entregadas un mes antes (pero cuando la persona ya sabe que será invitada y conoce fechas y horarios). Lo ideal es contar con 60 días de anticipación.

• Confeccionen un listado (por ejemplo, en un documento de Excel) con todas las tarjetas a entregar, por familia, con direcciones y teléfonos. Al ir llamando, pueden apuntar en un casillero, al lado, qué fechas acordaron, o tildar las que ya fueron entregando, para llevar un control.

• No planifiquen visitas prolongadas. Para poder entregar varias tarjetas en un mismo día, sólo pasen a tomar un café, no se extiendan. La gente sabrá comprender que están “de recorrida”.

• Si se trata de un bar o bat mitzvá, con los amigos de los chicos se simplifica: se pueden llevar todas las invitaciones a la escuela o al kínder. En cuanto a los novios, cuando la tarjeta es para amigos de los padres o familiares lejanos, pueden delegar esta tarea a ellos, mientras ustedes se ocupan, en simultáneo, de otros invitados.

• Aprovechen las reuniones familiares, en las cuales tienen a varias personas a mano para entregar la tarjeta. Cuidado con las situaciones delicadas, en donde estén presentes personas que no hayan sido invitadas, no hieran susceptibilidades. También pueden organizar ustedes la reunión, lo mismo pueden hacer los novios con su grupo de amigos, en lugar de juntarse uno por uno.

• Cuando envíen invitaciones al interior o al exterior, intenten mandarlas por correo certificado, para mayor seguridad. Chequeen bien los datos de dirección, código postal, cerciórense de que estén actualizados. Llamen para avisar que van a estar recibiéndolas y vuelvan a llamar para confirmar que hayan llegado.

• Tengan invitaciones de “back up”, de más, por si alguna se rompe o pierde, o por si, sobre la marcha, desean agregar invitados a la fiesta o se dan cuenta de que se han olvidado de alguien. Consideren esto al encargarlas.

• En cuanto a las participaciones, pueden llevarlas algo más cerca de la fecha. Si son para un grupo en particular (compañeros de trabajo, de facultad, ex compañeros de escuela, etc.) se estila hacer una tarjeta a nombre de todos. Si es para gente que no ven seguido, hoy se puede recurrir a enviar una participación vía email.

Al leerlo puede parecer una tarea compleja. No vamos a negar que sea larga, y que vaya a tomarles varios fines de semana, pero, organizándose, es más sencilla de lo que parece.
Además, recibirán el feedback de la alegría compartida de sus amigos y familiares, y comenzarán a palpitar con ellos “la previa” que significan estos últimos meses antes del gran evento.